کتاب راهنمای عملکرد پیاده سازی و اجرای مدیریت پروژه سازمانی اثر یوسفی - سعیدی

مقدمه مترجم

     کتاب حاضر پیاده‌سازی و اجرای مدیریت پروژه سازمانی را بر اساس یک رویکرد سیستماتیک ارائه می‌نماید. هدف از تدوین این کتاب ارائه چارجوبی برای همراستا نمودن استراتژی‌های تجاری سازمان با فعالیت‌های مدیریت پروژه آن سازمان می‌باشد تا بدین ترتیب، با یکپارچه نمودن فعالیت ها، کارایی قسمت‌های مختلف سازمان افزایش و دوباره کاری­ها کاهش یابند. روش‌های فرآیندی پیشنهادی در این کتاب ضمن تطابق با اصول استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK)، می­تواند راهنمای مناسبی برای مدیریت سازمان، پرسنل مدیریت پروژه و سایر شاغلین سازمان باشد. با توجه به مشکلات فزاینده‌ای که سازمان‌های ایرانی بخصوص سازمان‌های بزرگ پروژه محور با آن مواجه هستند، این کتاب می‌تواند مرجع مناسبی برای دو گروه باشد: 1) اساتید، محققین، و دانشجویان تا با روش‌های نظری و تئوریک پیاده‌سازی مدیریت پروژه در یک سازمان آشنا شوند. لازم به یاد آوری است که کتاب حاضر کاربرد فراوانی در دو درس مصوب "تئوری‌های پیشرفته سازمان و مدیریت" و درس "مدیریت پیشرفته منابع انسانی و رفتار سازمانی" دوره تحصیلات تکمیلی رشته مدیریت پروژه و ساخت دارد. 2) مدیریت عالی سازمان­ها تا با نحوه کاربردی پیاده‌سازی مدیریت پروژه سازمانی در یک فرایند گام به گام آشنا گردند.

     این کتاب تلاشی است برای شناساندن هر چه بیشتر مزایای مدیریت پروژه بخصوص در حوزه سازمانی در ایران و مانند هر اثر دیگری خالی از ایراد و اشتباه نیست. بنابراین از هر پیشنهاد سازنده‌ای برای بهبود این اثر صمیمانه استقبال می­گردد. مباحث مطرح در این اثر برای محققین و مدیران مرتبط با سازمان­های ایرانی بدیع بوده و گسترش و بهبود مطالب مرتبط می‌تواند نقش مهمی در افزایش راندمان سازمان­ها، یکپارچه‌سازی مدیریت سازمانی و کاهش آسیب­های آن داشته باشد.    

سعید یوسفی

عضو هیئت علمی گروه مدیریت پروژه و ساخت

دانشکده معماری دانشگاه تهران

سخن ناشر

     استانداردها، کتب و نشریات راهنماهای موسسه مدیریت پروژه (PMI)، که سند موجود در اینجا نمونه‌ای از آن می­باشد، از طریق استانداردهای اجماع فرایند توسعه داوطلبانه گسترش و بسط یافته است. این فرایند داوطلبانی را گرد هم آورده و / یا به دنبال دیدگاه‌های افرادی است که علاقه به موضوع تحت پوشش این نشریه دارند. مادامي‌كه PMI این روند را راهبری کرده و قوانینی را برای ترویج عدالت مورد توافق همه اداره می‌نماید، سند و مدرکی را به نگارش درنیاورده و صحت و یا تکمیل هر‌گونه اطلاعات و یا صحت هر گونه قضاوت موجود در استانداردها و انتشارات راهنمای آن را به طور مستقل ارزیابی و یا تایید نمی­نماید.

PMI      مسئولیت هرگونه صدمه شخصی، اموال و یا خسارت وارده از هر گونه ماهیت، خواه خاص، غیرمستقیم، مهم و یا جبرانی، به طور مستقیم یا غیرمستقیم ناشی از انتشار، استفاده از طرح، و یا تکیه بر این سند را از خود سلب می‌نماید، PMI هرگونه گارانتی یا ضمانتی را، بیان شده یا ضمنی، به عنوان صحت و یا تکمیل هرگونه اطلاعات منتشر شده در این باره سلب نموده، و ضمانت این مطلب را که اطلاعات موجود در این سند همه اهداف و یا نیازهای خاص شما را برآورده می‌سازد را سلب می‌نماید، PMI عملکرد هر تولید کننده فردی یا به دست آوردن محصولات یا خدمات فروشنده را به موجب این استاندارد برعهده نگرفته و تضمین نمی‌نماید.

      با توجه به چاپ و نشر سند موجود، PMI انجام و تحویل خدمات حرفه‌ای و یا سایر خدمات را برای یا به نمایندگی از سوی هر شخص یا نهاد بر عهده نگرفته، و همچنین متعهد به انجام هرگونه وظیفه که توسط هر شخص یا نهاد مسئول به شخص دیگری واگذار گردیده نمی‌شود. هر شخصی با استفاده از این سند باید بر قضاوت مستقل خود تکیه کرده و یا در صورت اقتضا و نیاز، به دنبال مشاوره فرد حرفه‌ای صالح در تعیین و  اعمال توجه و مراقبت معقول تحت هرگونه شرایط معین باشد. اطلاعات و استانداردهای دیگر در مورد موضوع تحت پوشش این نشریه از سوی منابع دیگر قابل دسترس خواهد بود، همچنانکه خواننده ممکن است تمایل به مشاوره و کسب دیدگاه­های تکمیلی و یا اطلاعاتی که توسط این نشریه پوشش داده نشده‌اند، داشته باشد، PMI هیچگونه قدرتی، نه با اعطای مسئولیت به مراجع قانونی و نه اجبار اجرای آن مطابق با محتوای این سند را ندارد. PMI به دست آوردن محصولات، طرح‌ها، و یا نصب تاسیسات را به جهت اهداف ایمنی و سلامت، گواهی، تست، بازرسی نمی‌نماید. هر گونه صدور گواهینامه و یا بیانیه‌ای دیگر مبنی بر انطباق با هر گونه اطلاعات سلامت و یا مربوط به اطلاعات ایمنی در این سند منتسب به PMI نخواهد بود و صرفاً به عهده مرجع صادرکننده گواهینامه و یا منتشر کننده بیانیه می­باشد.

پيش‌گفتار

     راهنمایی برای پیکره دانش مدیریت پروژه (راهنمای ®PMBOK) - چاپ پنجم و دیگر استانداردهای PMI ارائه دهنده راهنمایی‌هایی در باب مدیریت پروژه­ها، طرح­ها، و سبد پروژه‌ها به منظور دستیابی به نتایج موفقیت‌آمیز برای این فعالیت­ها، می­باشد. در یک محیط سازمانی، پروژه­ها، طرح­ها، و یا سبد پروژه‌ها باید همراستا با استراتژی تجاری سازمانی و اهداف آن، به شیوه‌ای اداره شود که بیشترین سود را برای سازمان به ارمغان آورد.

     مدیریت پروژه سازمانی (OPM) چارچوبی است برای همسو نمودن فعالیت­های مدیریت پروژه، طرح، و سبد پروژه با استراتژی و اهداف سازمانی با در نظر گرفتن این شرط که این فعالیت­ها بتواند در قالب و ساختار سازمانی تعریف گردد. این دستورالعمل کاربردی راهنمای مناسبی برای مدیریت سازمانی، کارکنان دفتر مدیریت پروژه (PMO) و سایر شاغلین مرتبط با این موضوع است.

     "سازمان‌های دارای شیوه‌های مدیریت پروژه توسعه یافته، فرآیندهای تحقق مزایا، شیوه‌های صحیح مدیریت سبد پروژه­ها و روش‌های مدرن مدیریت طرح و همچنین آن دسته از سازمان‌های با چابکی سازمانی بالا، همگی از نتایج پروژه به مراتب بهتری نسبت به سازمان‌های با شیوه‌های مدیریت پروژه ضعیف، برخوردار می‌باشند."
 - (PMI’s 2013 Pulse of the Profession™ صفحه 11)

     یک راهنمای عملکرد بخش جدیدی در کتابخانه استانداردهای  PMI است که در تشویق و ترغیب مباحث مربوط به حوزه عملکردی که ممکن است هنوز در مورد آن اتفاق نظری وجود نداشته باشد، مورد توجه قرار دارد. راهنماهای عملکردی توسط کارشناسان برجسته با استفاده از فرآیند جدیدی که اطلاعات قابل اعتمادی را فراهم می­آورد و زمان مورد نیاز برای توسعه و توزیع را کاهش می‌دهد، بسط و گسترش یافته است.

     PMI یک راهنمای عملکردی را به عنوان دستاوردی که ارائه‌دهنده اطلاعات تکمیلی پشتیبان و دستورالعمل‌هایی برای استفاده از استانداردهای PMI می‌باشد تعریف می‌کند. راهنماهای عملکرد، ممکن است الزاماً استانداردهای مورد توافق همه نباشند. با این حال، اثر و خروجی حاصل ممکن است بعداً به عنوان استانداردی بالقوه معرفی شود، و اگر این چنین باشد، آن موضوع فرآیندی مستند شده PMI بمنظور توسعه یک استاندارد کامل مورد قبول عموم، در دستور کار قرار خواهد گرفت.

فهرست مطالب

 فصل 1         مقدمه‌ای بر راهنمای عملکرد    1

1.1        بررسی اجمالی مبانی OPM    2

1.2        مخاطبین این راهنمای عملکرد    5

1.3        مزایای OPM برای سازمان    6

1.4        ملزومات OPM به منظور اجرا و پیاده‌سازی    7

1.5        تناسب OPM با مدل تجاری سازمان    8

1.6        سازماندهی روش پیاده‌سازی فرآیندهای اصلی OPM در یک سازمان    9

1.7        نحوه استفاده از این راهنمای عملکرد    10

1.7.1      راهنمای عملکرد و انتشارات PMI مرتبط    11

1.7.2      فصول تشکیل دهنده راهنمای عملکرد    12

1.8        خلاصه مطالب    13

 فصل 2         چگونگی آماده شدن جهت اجرا و پیاده‌سازی OPM    15

2.1        ارزیابی آمادگی برای پیاده‌سازی OPM    17

2.1.1      مرحله 1- تعیین تعهد نسبت به عوامل کلیدی موفقیت    18

2.1.2      مرحله 2 - تعیین امکان‌سنجی    21

2.1.3      مرحله 3- پیشنهاد طرح تجاری OPM    25

2.2        مراحل بعدی - تشکیل تیم پیاده‌سازی OPM    28

2.3        خلاصه مطالب    28

 فصل 3         چگونگی پیاده‌سازی و بهبود OPM    29

3.1        اکتشاف و تحلیل    31

3.1.1      درک استراتژی سازمانی و روش‌های مدیریت پروژه    31

3.1.2      شناسایی وضعیت آینده    35

3.1.3      تحلیل فاصله بین پیش­بینى و واقعیت    37

3.2        پیاده‌سازی نقشه راه    38

3.2.1      شناسایی و اولویت‌بندی طرح‌ها    38

3.2.2      توسعه و پیاده‌سازی نقشه راه    41

3.3        پیاده‌سازی و اجرا    45

3.3.1      توسعه اجرای طرح    45

3.3.2      آزمایش و پیاده‌سازی OPM    51

3.3.3      تحقق بخشیدن به مزایا    53

3.4        بهبود مستمر    54

3.5        خلاصه مطالب    55

3.5.1      اکتشاف و تحلیل    55

3.5.2      پیاده‌سازی نقشه راه    55

3.5.3      اجرا و پیاده‌سازی    55

3.5.4      بهبود مستمر    56

 فصل 4         چگونگی پیاده‌سازی فرایندهای اصلی توانمند‌سازی    57

4.1        همسویی استراتژیک    59

4.1.1      چگونگی طراحی و اجرای همسویی استراتژیک    60

4.1.2      همسویی استراتژیک بنیادی    60

4.1.3      همسویی استراتژیک اصلاح شده    62

4.1.4      شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) برای همسویی استراتژیک    64

4.2        روش مدیریت پروژه سازمانی    65

4.2.1      چگونگی طرح‌ریزی و اجرای روش مدیریت پروژه سازمانی    65

4.2.2      روش مدیریت پروژه سازمانی بنیادی    66

4.2.3      بهبود روش موجود مدیریت پروژه سازمانی    73

4.2.4      شاخص­های عملکرد کلیدی روش مدیریت پروژه    78

4.3        حاكميت    80

4.3.1      چگونگی طرح‌ریزی و اجرای حاکمیت    82

4.3.2      حاکمیت بنیادی OPM    82

4.3.3      حاکمیت OPM اصلاح شده    83

4.3.4      شاخص‌های عملکرد کلیدی برای حاکمیت OPM    84

4.4        مدیریت صلاحیت و شایستگی    84

4.4.1      چگونگی طرح‌ریزی و اجرای مدیریت شایستگی OPM    85

4.4.2      مدیریت شایستگی OPM بنیادی    86

4.4.3      بهبود مدیریت صلاحیت OPM    87

4.4.4      شاخص‌های عملکرد کلیدی برای مدیریت شایستگی OPM    89

4.5        خلاصه مطالب    90

4.5.1      همسویی استراتژیک    90

4.5.2      روش مدیریت پروژه سازمانی    90

4.5.3      حاكميت    91

4.5.4      مديريت شايستگي    91

 فصل 5         چگونگی توسعه روش مدیریت پروژه سازمانی مناسب    93

5.1        مقدمه    94

5.2        توسعه و تکامل روش    96

5.3        شناسایی انواع پروژه‌ها    97

5.4        شناسایی ورودی¬ها    98

5.5        شناسایی محدودیت¬ها    100

5.6        شناسایی منابع    100

5.7        توسعه و مستندسازی روش    100

5.8        خروجی به دست آمده    102

5.9        انجام بهبود مستمر    102

5.10       نظارت برشاخص‌های عملکرد کلیدی    102

5.11       تکرار برای هریک از انواع مختلف پروژه ها    102

5.12       خلاصه مطالب    102

5.12.1    مرحله 1- توسعه یک روش سازماندهی شده مدیریت پروژه    102

پیوست‌ها    103

مراجع    117

واژه‌نامه    119